伝え方の教科書 相手に伝わる日本語を使う その3

ハイ! マナビトです。今回の参考書籍は木暮太一著の「誰からも「わかりやすい!」と言われる伝え方の教科書」です。リモートワークが推進され、直接会えばニュアンスで伝わることも正しい言語や文章で伝えなければ相手に正しく伝わっていないことも少なくありません。相手が「わかって」いなければ、それは「伝えた」ことにはならないのです。自分の考えが伝わる・伝わらないで人生が大きく変わります。本ブログでは伝え方の教科書をさらに要点を絞って分かりやすい解説。それでは、いってみましょう!

伝え方の教科書 前回のかんたん振り返り

前回のテーマは伝え方の教科書 STEP2の相手に伝わる日本語を使う その2でしたね。

伝えるということは相手に理解させること。そのために、ムダを省き脳の容量を理解させるために注力させることが重要でした。ビジネス文書では特に「自分の真意を相手に理解させること」は重要です。そのためには是非とも伝える技術を身につけたいものです。「伝わる日本語を使う」。当たり前のことを当たり前にすれば良いので、誰でも実践可能です。「とにかく一文を短く!」 「接続詞は一つまで!」ということでした。詳しくは過去記事をご覧くださいませー♪

今回はそれぞれのSTEPの深掘り! 『STEP2の相手に伝わる日本語を使う』その3を学んでいきましょうー!

伝え方の教科書 専門用語を使わない

マナビト
マナビト

専門用語を使わない・・・ 私は、一般的な事務仕事をしているので、専門用語は使っていないかもしれません。

コグレータ
コグレータ

マナビトさん、専門用語は使わなくてもその業界でしか使わない業界用語親しい仲間内でしか使わない言葉も近しいものがありますよ。

マナビト
マナビト

なるほどー。仲間内でしか通じない言葉や合図ってありますよね。

主語と述語が明確で一文が短い伝わりやすい構成でも、そこに出てくる言葉の意味が分からなければ、相手に理解してもらうことはできません。

コグレータ
コグレータ

例えば、ほにゃらら(主語)は、ほんにゃー(述語)しました。主語も術後もあって短い文章です。マナビトさん、いかがですか?

マナビト
マナビト

主語・述語と短い文章と分かりやすい条件が揃っているのに、言葉の意味が分からないので全く伝わりません。

言葉選びには大原則があります。確認しましょう。

【言葉選びの2大原則】
①「専門用語」「業界用語」を使わない。
②「実は何も表していない言葉」を使わない。
マナビト
マナビト

なるほどー。言葉の2大原則ってものがあったんですね。①の「専門用語」「業界用語」を使わないというのは分かりますが、②の「実は何も表していない言葉」って何でしょうか?

伝え方の教科書 「実は何も表していない言葉」を使わない

コグレータ
コグレータ

ズバリ、具体的ではない言葉です。

マナビト
マナビト

「実は何も表していない言葉」とは「具体的ではない言葉」?

小学校で習った国語を復習して、「具体的ではない言葉」の理由を確認していきましょう。

【名詞と動詞について】
名詞|モノを指す言葉
動詞|動きや動作を指す言葉
↓
名詞と動詞の中には「特定のモノを指さない名詞」や「特定の動きが動作を指さない動詞」がある。
つまり、「実は何も表していない言葉」
コグレータ
コグレータ

具体例をみていきましょう。

【実は何も表していない言葉の例 名詞】
「ビジネスを加速させるためには、コミュニケーションを活性化させなければならないのだ!」
「上司と部下のコミュニケーションを改善させよう」
マナビト
マナビト

よくみられる会話の一部のように思いますが・・・何かおかしいですかねー?

コグレータ
コグレータ

何となくは伝わります。では、「具体的に何が足りていないのか?」「どうすれば問題がなくなるのか?」全く分かりませんよね。コミュニケーションは名詞ですが、「実は何も表していない言葉」なのです。

マナビト
マナビト

よく使われる「コミュニケーション」は実は何も表していない言葉!?

コミュニケーションを改善するようにと依頼されても、何を改善すれば良いか分からないのです。

コグレータ
コグレータ

動詞の事例もみていきましょう。

【実は何も表していない言葉の例 動詞】
来月の仕事のために、ちゃんと手配しておいてくれよ!
マナビト
マナビト

「手配する」という動詞ですね。

コグレータ
コグレータ

動詞には「立つ」「歩く」「座る」「食べる」など、具体的に動きをイメージできる言葉もあれば、「手配する」「検討する」など、抽象的な言葉もあります。

マナビト
マナビト

ビジネスシーンでも「手配する」「検討する」は、よく使われますよね。でも、具体的にどうするのか分からない・・・。

具体性のない言葉は使いやすくて便利です。抽象的なのでさまざまなシーンで使われます。しかし、楽をした結果、「話が相手に伝わらないというリスクを持っている」ということは頭に入れておきましょう。

伝え方の教科書 「広い」「早い」などは数字に置き換える

マナビト
マナビト

数字に置き換える?

コグレータ
コグレータ

そうなんです。「広い」「早い」など、人によって感覚が違いますよね?

マナビト
マナビト

確かに! 私が考える「広い」「早い」とコグレータさんが考える「広い」「早い」は違いますよね。

コグレータ
コグレータ

他にも事例で見たように「ちゃんと」という言葉も具体的ではないですね。

形容詞や副詞などには、具体的に表していない言葉が多数あります。例えば、「大人数」と言われた時人によっては4・5人かもしれませんし、100人という人もいるかもしれません。

マナビト
マナビト

確かにー。どうすれば良いのでしょうか?

コグレータ
コグレータ

ここで、具体的な数字に置き換えるという方法の登場です! 具体例をみていきましょう。

【曖昧な形容詞を具体的な数字に置き換える】
今度の日曜日に、大人数でキャンプをするから、広い場所をおさえておくように!
↓
今度の日曜日に、20人前後でキャンプをするから、30人は集まれる広場をおさえておくように!
コグレータ
コグレータ

これなら、広場の規模感を間違えることはありませんね。

マナビト
マナビト

これで、ばっちりOKですー♪

コグレータ
コグレータ

マナビトさん、ばっちりOKとはどういうことでしょうか??

マナビト
マナビト

あわわ・・・これで、言葉選びの2原則を学び、正しく伝わりやすい言葉を使えるようになりましたー

伝え方の教科書 まとめ

最後までご覧いただき、誠にありがとうございます。STEP2の相手に伝わる日本語を使う』その3はいかがでしたか? 言葉選びに2大原則を使えば、より相手に明確に伝えることができますね。抽象的な言葉は使いやすい反面、正しくあなたの意図が伝わっているのかは分かりません。大事なことは楽をせずに正しく分かりやすく伝えることが重要ですね。

それでは、また!

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